Des assistants téléphoniques IA, déployés sur-mesure pour chaque client

Pas de solution générique

Sur chacun de ces projets, nous sommes partis des processus réels du client plutôt que d'un script standard. Un cabinet médical ne gère pas ses appels comme une société d'ingénierie, un distributeur ou une entreprise technologique : les demandes, le vocabulaire métier, les règles d'escalade et les outils internes sont différents. C'est pourquoi chaque assistant a été développé sur-mesure et intégré au fonctionnement existant de l'entreprise.

• Construit autour des processus métier de chaque client.
• Intégré aux outils existants (agenda, CRM, base de données).
• Ton, langues et règles d’escalade définis avec le client.
• Maintenu et amélioré une fois en production.

Ils l’ont déjà mis en place

Quatre entreprises, quatre métiers, quatre assistants différents. Le même socle technologique, adapté à chaque réalité opérationnelle.

• 

  Groupe médical LavicennesSanté · Bulle, Suisse

  Assistant pour fluidifier la gestion des appels patients et soulager le secrétariat médical.

  • Triage des appels patients
  • Prise et confirmation de rendez-vous
  • Rappels et réduction des absences
• 

  DB BATBâtiment & construction · Paris, France

  Assistant pour réceptionner les demandes de chantier et orienter chaque appel vers la bonne équipe.

  • Triage des demandes entrantes
  • Renseignements et suivi de chantier
  • Transfert vers le bon interlocuteur
• 

  IntelChainTechnologie · Tbilissi, Géorgie

  Assistant pour qualifier les demandes entrantes et apporter une première réponse avant escalade.

  • Qualification des demandes entrantes
  • Réponses de premier niveau
  • Escalade vers l’équipe concernée
• 

  IDA EngineeringIngénierie · Houston, États-Unis

  Assistant pour filtrer les appels, structurer les messages et assurer le suivi des dossiers.

  • Filtrage et triage des appels
  • Prise de messages structurés
  • Rappels et suivis de dossiers

Les briques que nous avons mises en place

Sur ces projets, nous avons assemblé les capacités suivantes selon les besoins de chaque client. Un assistant peut n’en utiliser qu’une seule ou les combiner dans un même flux d’appel.

• Triage des demandes

  L’assistant comprend l’objet de l’appel, le catégorise et l’oriente vers le bon service ou la bonne personne.

• Rappels téléphoniques

  Relances et rappels automatisés (rendez-vous, paiements, suivis) passés au bon moment, à grande échelle.

• Demandes d’information

  Réponses immédiates aux questions fréquentes : horaires, services, accès, statut d’une commande ou d’un dossier.

• Prise de rendez-vous

  Propose, confirme, déplace ou annule des créneaux en se synchronisant avec l’agenda du client.

• Qualification des leads

  Recueille les informations clés, qualifie l’opportunité et la transmet à l’équipe concernée.

• Transfert vers un humain

  Passe la main à la bonne personne avec tout le contexte dès qu’une situation le nécessite.

• Messages au bon service

  Consigne et transmet les messages au service concerné : rien ne se perd, tout est tracé.

• Débordement d’appels

  Prend le relais aux heures de pointe et hors horaires pour ne plus jamais laisser sonner dans le vide.

Comment nous avons mené ces projets

1. 1
   Cartographie des processus

   Pour chaque client, nous avons analysé les appels réels, les cas fréquents et les règles métier avant d’écrire la moindre ligne.

2. 2
   Conception du parcours d’appel

   Scénarios, ton de voix, langues et règles d’escalade ont été définis avec le client, puis prototypés.

3. 3
   Intégration aux outils existants

   Nous avons connecté l’assistant à l’agenda, au CRM ou à la base de données métier du client.

4. 4
   Mise en production & amélioration

   Déploiement progressif, suivi des conversations réelles et ajustements en continu.